Mentions légales & données

À propos de ROTA

ROTA™ est un outil indépendant d'aide au planning d'équipe par tournantes, conçu pour les leaders et managers de rayon. Il permet d'organiser créneaux, compétences, rôles fonctionnels et besoins par pôle, et de proposer une répartition hebdomadaire.

La proposition de planning est produite par un algorithme déterministe exécuté dans votre navigateur, sur des données déjà chargées pour afficher l'écran : rien n'est envoyé nulle part pour la calculer. Aucune intelligence artificielle, aucun modèle de langage et aucun service tiers d'analyse n'intervient.

Cette proposition n'est jamais enregistrée d'elle-même : une personne la relit et la valide avant qu'elle ne devienne le planning de l'équipe.

ROTA™ — by Romain Poelman.

Éditeur

Ce site est édité à titre indépendant par Romain Poelman.

Accès et comptes

L'accès à ROTA se fait par compte nominatif (adresse e-mail et mot de passe personnel). Il n'existe aucune inscription libre : un compte ne peut être créé qu'à partir d'un lien d'invitation à usage unique et à durée limitée, transmis par l'éditeur.

Le mot de passe est choisi par la personne elle-même et géré par notre prestataire d'authentification. Il n'est ni connu, ni consultable, ni transmis par l'éditeur ni par l'administrateur de votre entreprise.

Les espaces sont cloisonnés par entreprise. Pour toute personne connectée, ce cloisonnement est appliqué par la base de données elle-même, à chaque requête, et non par l'interface. Les liens personnels de collaborateurs, qui ne passent par aucun compte, sont cloisonnés par la vérification du lien d'équipe et du code personnel avant chaque lecture et chaque écriture.

Données enregistrées

Deux ensembles distincts.

Pour les personnes qui se connectent (leaders, administrateurs) : adresse e-mail, nom, rôle, entreprise et équipes rattachées, dates de création et de dernière modification du compte.

Pour les collaborateurs figurant dans un planning, saisis par leur responsable : prénom, nom (facultatif), type et volume horaire de contrat, niveau de compétence par pôle, créneaux autorisés, rôles fonctionnels, indisponibilités, congés, souhaits de travail ou de repos, disponibilités hebdomadaires, affectations de planning, ainsi qu'un champ de notes libres.

Les collaborateurs ne disposent pas de compte. Une partie de ces informations est saisie par leur responsable ; une autre partie est déclarée par le collaborateur lui-même, depuis un lien personnel protégé par un code : ses congés, ses indisponibilités, ses préférences de matin ou d'après-midi, ses disponibilités hebdomadaires s'il est étudiant, et un commentaire libre adressé à son responsable. Ces déclarations sont soumises à la décision du responsable, qui les accepte ou les refuse.

Il appartient au responsable qui encode de n'y consigner que ce qui est nécessaire à l'organisation du planning, et d'informer les personnes concernées. Le champ de notes libres ne doit contenir aucune donnée de santé, d'opinion, d'appartenance syndicale ni aucune autre donnée sensible.

Données techniques. Pour limiter les tentatives répétées sur les liens publics et sur la connexion, l'application enregistre un condensé irréversible de l'adresse IP de la requête, associé à un horodatage. L'adresse elle-même n'est pas conservée, et ce condensé ne sert qu'au comptage.

Finalité et base légale

Ces données sont traitées dans le seul but d'établir et de consulter le planning de l'équipe, et de gérer les accès à l'outil. Elles ne sont ni revendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires, ni exploitées pour entraîner un modèle statistique ou d'apprentissage automatique.

L'entreprise cliente est responsable du traitement des données de ses collaborateurs ; l'éditeur agit comme sous-traitant, sur ses instructions. Le traitement repose sur l'intérêt légitime de l'employeur à organiser le travail de son équipe.

Qui peut consulter ces données

Un leader accède uniquement aux équipes auxquelles son compte est rattaché. Un administrateur d'entreprise accède à l'ensemble des équipes de sa société, et à aucune autre. L'éditeur dispose d'un accès technique d'administration, utilisé pour la maintenance, la création d'accès et le support.

Hébergement et sous-traitants

L'application est hébergée par Vercel. Les données sont stockées dans une base PostgreSQL et l'authentification est assurée par Supabase.

Le service d'envoi d'e-mails de ce même prestataire d'authentification est utilisé pour les messages de réinitialisation de mot de passe. En dehors de ces deux prestataires, aucun autre sous-traitant n'intervient : ROTA n'utilise aucun service de mesure d'audience, aucun traceur publicitaire et aucun réseau de diffusion tiers.

Durée de conservation

Les données d'une équipe sont conservées tant que l'espace correspondant existe. La suppression d'une équipe ou d'une entreprise entraîne la suppression immédiate des données associées : l'application ne conserve ni archive, ni corbeille, et ne propose aucune restauration. Les sauvegardes techniques de l'hébergeur de la base, elles, suivent leur propre cycle et ne sont pas pilotées depuis l'outil.

Les condensés d'adresse IP décrits plus haut ne sont rattachés à aucune équipe et ne servent qu'au comptage sur une fenêtre glissante de quelques dizaines de minutes.

La suppression d'un compte n'efface pas les plannings de son équipe : l'organisation du travail survit au départ d'un responsable.

Vos droits

Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur les données qui la concernent, ainsi que du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données — en Belgique, l'Autorité de protection des données.

Un collaborateur figurant dans un planning doit adresser sa demande à son employeur, responsable du traitement, qui peut modifier ou supprimer ces informations directement dans l'outil.

Cookies et stockage local

ROTA ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience, et n'affiche donc aucune bannière de consentement : tout ce qui est stocké est strictement nécessaire au fonctionnement du service.

Sont utilisés : un cookie de session d'authentification, un cookie d'accès à la bêta privée, un cookie de dernière activité qui permet de déconnecter une session restée inutilisée, ainsi que deux marqueurs conservés dans votre navigateur pour se souvenir que l'animation d'ouverture et la dernière note de nouveautés vous ont déjà été montrées.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés en transit. Le cloisonnement entre entreprises est appliqué au niveau de la base de données. Les mots de passe ne sont jamais stockés par l'application, et chaque compte est protégé par une double authentification obligatoire, avec des codes de secours qui ne sont eux non plus jamais conservés en clair. Les tentatives répétées sur la connexion et sur les liens personnels sont plafonnées.

Aucun système n'étant infaillible, toute anomalie constatée peut être signalée à l'éditeur.